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Estimado/a funcionario del club:
Seguramente se habrá enterado respecto a la nueva factura que le llegará en enero, lista para pagar. Asegúrese de que la correspondiente lista de socios esté actualizada en la base de datos de Rotary International a más tardar el 1 de enero. No se deben efectuar ajustes.
VENTAJAS
En vez de recibir un paquete de documentos, recibirá una simple factura de una página en la cual se indicará claramente el importe adeudado. No será necesario calcular dicho importe ni efectuar ajustes después de recibir la factura. Al mantener al día los registros de membresía, podrá monitorear mes a mes el avance del club hacia sus metas de membresía.
¿EN QUÉ MEDIDA ME AFECTA EL NUEVO SISTEMA?
El reto principal para los funcionarios de los clubes es que ahora es mucho más importante mantener actualizados los datos de membresía en la base de datos de Rotary. La exactitud de la factura dependerá de la exactitud de dichos datos. El secretario del club es responsable de actualizar la lista de socios cada 30 días o a medida que se produzcan modificaciones, a más tardar el 1 de julio y el 1 de enero. Asimismo, el secretario es responsable de reportar los funcionarios entrantes del club a más tardar el 1 de febrero de cada año.
Dado que la información que consta en los manuales para los funcionarios del club aún no ha sido puesta al día, se incluirá en ellos este suplemento en el que se explica el nuevo sistema de facturación.
¿Qué debo hacer para prepararme?
- Asegúrese de tener una cuenta en Rotary.org. Si otros funcionarios aún no tienen cuenta, ayúdelos a establecer una. Si necesita asistencia, contacte con el representante de Apoyo a Clubes Distritos o la oficina regional de Rotary.
- Entérese de cómo actualizar la lista de socios y pagar la factura del club mediante Rotary.org
- Si el club notifica los cambios de membresía mediante una base de datos local o proveedor de software, asegúrese de que el proveedor utilice una base de datos integrados y verifique que la información se transmita debidamente a Rotary.
- Asegúrese de que el secretario del club esté preparado para actualizar la lista de socios a medida que se produzcan cambios y a más tardar el 1 de enero y el 1 de julio.
- Para más información ingrese en: http://www.rotary.org/es/clubinvoice.
- A fin de proteger el medio ambiente, inste a los funcionarios a optar por no recibir la factura impresa.
OPCIONES SIN CONEXIÓN EN LÍNEA
Los rotarios que no tengan posibilidades de notificar los cambios de membresía en línea, pueden hacerlo cumplimentando el Formulario para datos del socio y remitirlo por uno de estos medios:
- Correo electrónico: data@rotary.org
- Fax: +1-847-556-2207
- Correo postal: A la dirección de la oficina regional de Rotary o del agente fiscal
El personal de Rotary está dedicado a brindarle las herramientas que faciliten su gestión. Espero que este nuevo sistema le sea útil y beneficioso.
Atentamente,
John Hewko
Secretario general
Rotary International