Las circunstancias en las que nos hemos visto durante este año ha sido motivo de adaptación en todos los ámbitos de nuestras vidas; y como dijo PP Harris, “Este es un mundo cambiante, debemos estar preparados para cambiar con él.”, así nos hemos adaptado a reuniones online para seguir con nuestro trabajo y con el contacto fraterno que nos caracteriza a los rotarios.
Para llevar a cabo de una forma práctica y correcta en esta nueva forma de reuniones rotarias te damos 10 consejos:
1.- Denominación.- Las reuniones online vía plataformas son denominadas reuniones remotas y no así virtuales como acostumbran a llamarlas.
2.- Horario.- La invitación debe incluir el horario de apertura de sala de media hora antes y el horario de inicio de reunión que debe ser estrictamente cumplido. Puede o no incluirse el horario de cierre de sala.
3.- Administración.- Al menos dos personas deben manejar la cuenta de zoom por si a una le falla la conexión u otros inconvenientes.
Uno de los administradores maneja el programa, videos e imágenes en cuanto el otro está atento a solicitudes de entrada de participantes, silenciar y/o apertura de micrófonos. También se sugiere tener un encargado de anotar preguntas del chat para luego hacerlas al expositor.
4.- Ropa.- La vestimenta debe ser similar a una reunión rotaria, más aún en actos oficiales como, aniversarios, visita de gobernador, etc. donde por lo menos los presidentes y autoridades deberán usar traje formal. Usar uniformes o poleras del club da mayor ceremonia al acto. Todos los socios debemos usar el Pin Rotario.
Está fuera de todo protocolo vestir camiseta, gorras, gafas, o seguir un acto rotario desde un vehículo en movimiento enfocando calles, provocando distracción de los participantes y siendo mal ejemplo por conducción peligrosa.
5.- Cámara y Señales.- Una reunión remota se caracteriza por la interacción de sus participantes, en opinión, como en reacción. Primeramente, debe identificarse con su nombre al pie de su imagen y estar con la cámara abierta y bien enfocada y tener la privacidad correspondiente, por lo que debemos hablar con la familia para que respeten el espacio y no haya otras conexiones a las redes en la casa para no alterar la conexión de zoom.
Evite estar haciendo otra actividad en cuanto sigue la reunión rotaria, como ver celular, charlar con otra persona, caminar por su casa, esto por orden y respeto.
¿Cuándo tenga la palabra evite preguntar “me escuchan?” el administrador le hará conocer que no se oye o que tiene un sonido alterado. Para pedir la palabra use el icono de zoom de mano levantada, el administrador estará atento a la señal.
6.- Símbolos.- El presidente del club debe adecuar su ambiente a una testera clásica, con la rueda rotaria, campana y mallete, de ser posibles banderas y logo de gestión. Debe portar la medalla presidencial en toda reunión y acto formal. Es bien visto usar un mismo fondo virtual todos los socios de un club.
7.- Programa y participación.- Igual que en una reunión presencial, la nueva modalidad debe respetar una hora de reunión, luego habrá tiempo de confraternización.
Se debe seguir el mismo programa protocolar de una reunión presencial, respetando los saludos a autoridades, himnos, entrega de mallete al gobernador y conformación de testera virtual en actos solemnes.
El Programa debe ser participativo, rotar los puntos del programa con los socios, dándoles tiempo para dichas intervenciones y debemos respetar y no sobre pasarnos este tiempo estipulado.
La ventaja que nos da las reuniones remotas es tener expositores de todas partes del país y el mundo, por esto la participación del club debe ser plena y ordenada.
8.- Difusión.- El directorio determinará si las reuniones son cerradas a la membresía del club o abierta a otros clubes, la invitación se difundirá siguiendo los lineamientos de nuestra imagen, con mensajes cortos y claros
9.- Presencia.- La Participación de los socios en las reuniones remotas es la misma al tener en cuenta la asistencia a reuniones de gestión. Dependerá de cada club dar la calificación de presencia o no a las cámaras cerradas. Avisar al presidente antes cuando no tendrá la cámara abierta en casos excepcionales.
10.- Instrucción.- Aquellos clubes que cursen con dificultades o aun no estén manejando las reuniones remotas, deben solicitar apoyo y les dará capacitación desde la gobernación para el uso de plataformas y organización de protocolo.
Geraldine Menacho
Presidente Comité Protocolo Rotario
